Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

E-Mail: kontakt@reply.ivy-labs.de

Datenschutzanfragen können Sie direkt an die genannte E-Mail-Adresse richten.

2. Geltungsbereich und Grundsätze

Diese Datenschutzerklärung gilt für ivy-labs.de und die zugehörigen Dienste unter den Subdomains api.ivy-labs.de, auth.ivy-labs.de und ops.ivy-labs.de. Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies für den sicheren Betrieb, zur Beantwortung von Anfragen, für vorvertragliche Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist.

Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und den IVY-LABS-Diensten ist durch TLS verschlüsselt.

3. Aufruf der Website und Hosting

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Webserver technisch erforderliche Verbindungsdaten. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, HTTP-Status, übertragene Datenmenge, Referrer sowie Browser- und Betriebssystemangaben gehören.

Zweck ist die Auslieferung der Website, die Abwehr von Angriffen und die Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren, stabilen und missbrauchsfreien Betrieb der Dienste. Protokolle werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind; bei einem Sicherheitsvorfall können betroffene Einträge bis zur Aufklärung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten aufbewahrt werden.

Das Hosting erfolgt bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

4. Fit Advisor und Verarbeitung durch OpenAI

Wenn Sie den Fit Advisor nutzen, werden Ihre Projektbeschreibung und der begrenzte Gesprächsverlauf bei jeder Nachricht verarbeitet, um gemeinsam eine Lösungsskizze, eine unverbindliche Einschätzung und eine mögliche Build-Zerlegung zu erstellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Prüfung auf Ihre Anfrage hin vorvertraglichen Maßnahmen dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht darin, Anfragen fachlich einzuordnen und das Leistungsangebot verständlich darzustellen.

Die Angaben werden hierfür über die Responses API an OpenAI Ireland Ltd. übermittelt. IVY LABS verwendet die API ohne dauerhafte Speicherung des Response-Objekts. Nach den veröffentlichten API-Datenkontrollen kann OpenAI Eingaben und Ausgaben dennoch grundsätzlich bis zu 30 Tage in Missbrauchsprotokollen aufbewahren, soweit keine strengere Kontoeinstellung gilt oder eine längere Speicherung gesetzlich erforderlich ist. API-Daten werden von OpenAI standardmäßig nicht zum Training der Modelle verwendet.

Zur Begrenzung automatisierter Anfragen wird die IP-Adresse als Schlüssel eines Zugriffszählers in Redis verarbeitet und nach Ablauf des Rate-Limit-Fensters von grundsätzlich einer Stunde automatisch entfernt. Eine Zusammenführung zu Nutzungsprofilen findet nicht statt.

Ohne aktivierten Kontaktwunsch speichert IVY LABS weder die Projektbeschreibung noch den Gesprächsverlauf oder das Ergebnis als Lead in der eigenen Datenbank. Die zuvor beschriebene technische Verarbeitung und die Verarbeitung durch OpenAI finden für die jeweilige Antwort dennoch statt.

5. Kontaktwunsch im Fit Advisor

Nach einem vollständigen Ergebnis können Sie freiwillig einen Kontaktwunsch aktivieren. In diesem Fall verarbeitet IVY LABS Ihre E-Mail-Adresse, Projektbeschreibung und das strukturierte Ergebnis-Briefing. Der vollständige Chatverlauf wird auch dann nicht als Lead gespeichert. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail widerrufen.

Gespeicherte Fit-Advisor-Kontaktwünsche werden regelmäßig nach 30 Tagen automatisch gelöscht, sofern sich aus dem Kontakt keine weiterführende Geschäftsbeziehung ergibt. Bei einer anschließenden Anfrage oder Beauftragung gelten die unter Ziffer 6 und 7 beschriebenen Fristen.

6. Kundenportal, Benutzerkonto und Leistungserbringung

Für Kunden verarbeitet IVY LABS insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Benutzerkonto- und Berechtigungsdaten, eingereichte Build-Beschreibungen, bereitgestellte Dateien und Datenquellen, Lösungs- und Jobdaten, Supportkommunikation sowie Nutzungs- und Kostendaten. Die Verarbeitung ist für Einrichtung, Absicherung, Durchführung und Abrechnung der vereinbarten Leistungen erforderlich. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, soweit Aufbewahrungspflichten bestehen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Sicherheits- und Auditdaten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet.

Die Anmeldung erfolgt über einen selbst betriebenen Keycloak-Dienst unter auth.ivy-labs.de. Dabei werden technisch notwendige, als HttpOnly geschützte Cookies für Zugriffs- und Identitätstoken in der Regel bis zu einer Stunde, für das Aktualisierungstoken bis zu sieben Tage und für die Auswahl des Kundenbereichs bis zu 30 Tage gesetzt. Sie sind für Anmeldung, Sitzungsverwaltung und Mandantentrennung erforderlich. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Vertrags- und Kontodaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert und anschließend gelöscht oder eingeschränkt, sobald keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten mehr bestehen. Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen können bis zum Ablauf der gesetzlichen Fristen aufbewahrt werden. Gelöschte Daten können bis zu 14 weitere Tage in verschlüsselten, zugriffsgeschützten Sicherungen enthalten sein.

7. Kontaktaufnahme und E-Mail-Versand

Wenn Sie per E-Mail Kontakt aufnehmen, verarbeitet IVY LABS Ihre Absenderadresse, die Kommunikationsinhalte, Zeitpunkte und technischen Zustellinformationen. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder, bei sonstigen Anliegen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Für Versand, Empfang und Zustellstatus von E-Mails nutzt IVY LABS Resend, einen Dienst der Plus Five Five, Inc., USA. Resend verarbeitet dabei insbesondere Empfänger- und Absenderadressen, Nachrichteninhalte, Anhänge und Zustellprotokolle als Auftragsverarbeiter. Nach Angaben von Resend werden diese Kundendaten in den USA gespeichert.

8. Empfänger und Übermittlungen in Drittländer

Zugriff erhalten nur Personen und Dienstleister, die ihn für die genannten Zwecke benötigen. Wesentliche Auftragsverarbeiter sind Hetzner für das Hosting, OpenAI für gekennzeichnete KI-Verarbeitung, Resend für E-Mail-Dienste, Google Ireland Limited für die Reichweitenmessung nach Einwilligung und Functional Software, Inc. (Sentry) für die Fehlerüberwachung. Weitere Empfänger kommen nur hinzu, wenn dies für die Vertragserfüllung erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder von Ihnen freigegeben ist.

Bei OpenAI, Resend, Google und Sentry kann eine Verarbeitung in den USA oder durch Unterauftragsverarbeiter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. OpenAI bindet nach seinem Data Processing Addendum für solche Übermittlungen insbesondere EU-Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse ein. Resend und Google stützen Übermittlungen nach eigenen Angaben auf das EU-US Data Privacy Framework und ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln. Sentry wird über die EU-Region de.sentry.io betrieben; die US-Muttergesellschaft kann gleichwohl Zugriff erhalten und stützt Übermittlungen nach eigenen Angaben auf das EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln. Mit den Dienstleistern gelten Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Ein Restrisiko durch behördliche Zugriffsmöglichkeiten in den USA bleibt bestehen.

9. Reichweitenmessung mit Google Analytics 4 auf Einwilligungsbasis

Auf der öffentlichen Website (Startseite, Impressum, Datenschutzerklärung und AGB) setzt IVY LABS Google Analytics 4 ein, um die Nutzung statistisch auszuwerten. Es werden keine Werbeprofile erstellt, keine Google-Ads-Verknüpfung genutzt und Google-Signale sind deaktiviert. Das Kundenportal und die Anmeldeseite werden nicht gemessen. Es werden keine extern gehosteten Webfonts geladen.

Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der Google-Datenverarbeitungsbedingungen als Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen der Cookies ist § 25 Abs. 1 TDDDG, für die anschließende Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Analytics wird erst nach Ihrer aktiven Einwilligung geladen. Vor dieser Entscheidung fließen keine Daten an Google.

Verarbeitet werden insbesondere eine gekürzte IP-Adresse, eine Pseudonym-ID im Cookie, aufgerufene Seiten, Referrer, ungefährer Standort auf Länder- und Stadtebene, Gerät und Browser sowie Zeitpunkt und Dauer des Besuchs. Google kann dabei auch automatisch erfasste Interaktionen wie Scrollen oder ausgehende Klicks auswerten.

Gesetzte Cookies: _ga (24 Monate), _ga_80W1HJR2GT (24 Monate) sowie das eigene Einwilligungs-Cookie ivy_consent (6 Monate). ivy_consent ist erforderlich, um Ihre Entscheidung zu speichern, und stützt sich auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Auswertungsdaten in Google Analytics 4 werden 14 Monate aufbewahrt.

Google LLC in den USA kann Zugriff auf die Daten haben. Google stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework und ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln. Ein Restrisiko durch behördliche Zugriffsmöglichkeiten in den USA bleibt bestehen.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf gilt erst ab dem Zeitpunkt der Erklärung und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

10. Fehler- und Stabilitätsüberwachung

Zur Erkennung und Behebung technischer Fehler nutzt IVY LABS Sentry, einen Dienst der Functional Software, Inc., über die EU-Region de.sentry.io. Übermittelt werden technische Fehlerinformationen wie Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser- und Laufzeitangaben. Personenbezogene Daten werden nicht absichtlich miterfasst; die Standardeinstellung zur Übermittlung von Personenbezügen ist deaktiviert.

Zweck ist der sichere und stabile Betrieb. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der Fehleranalyse und der Abwehr von Störungen. Sentry setzt keine Cookies zu Marketing- oder Werbezwecken.

11. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an kontakt@reply.ivy-labs.de.

12. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für den Sitz des Verantwortlichen ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig.

13. Bereitstellung von Daten und automatisierte Entscheidungen

Für den bloßen Aufruf der Website müssen Sie keine Daten aktiv bereitstellen. Bestimmte Angaben sind erforderlich, wenn Sie den Fit Advisor, eine Kontaktaufnahme oder das Kundenportal nutzen möchten. Ohne diese Angaben kann die jeweilige Funktion nicht erbracht werden.

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Die Ausgabe des Fit Advisors ist eine unverbindliche Orientierung und kein Angebot oder Annahmeentscheid.

14. Aktualität

Stand dieser Datenschutzerklärung: 26. August 2026.

Die Erklärung wird angepasst, wenn sich Dienste, Rechtslage oder Datenverarbeitungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist dauerhaft unter dieser Adresse abrufbar.